We zijn in een onwerkelijke situatie beland. Lege straten en schoolpleinen. Alleen voor spoedoperaties en -behandelingen kun je nog bij het ziekenhuis en de tandarts terecht. We zitten met zijn allen thuis.
Dat betekent dat we ons werk op een andere manier moeten doen. En dat geldt ook voor business-informatiemanagement (of ook wel functioneel beheer en informatiemanagement). In “normale” tijden geven we altijd het devies: “zoek je gebruikers op, praat met ze”. Maar dat is nu net niet de bedoeling. En dat is niet alles. Het gebruik van de informatievoorziening is anders. Hoe kun je daar als BIM op inspelen?
In dit artikel geven we daar een aantal tips voor.
Mijn gebruiker zit thuis, hoe blijf ik in contact?
Even langslopen kan niet meer. Sterker nog, het wordt zelfs ontraden. Hoe kun je dan toch contact houden?
Gelukkig zijn er tegenwoordig steeds meer middelen om contact op afstand te houden. Zo is er natuurlijk de telefoon. En de meeste mensen kennen ook WhatsApp. Skype kan ook handig zijn. Zeker omdat je met meerdere mensen tegelijk kan ‘skypen’ en je scherm kan delen.
Een andere handige tool is Slack. Met Slack kun je als team samenwerken, waar je ook bent. Je kunt communiceren en documenten uitwisselen. Berichten sturen naar een hele groep of een privégesprek starten. De gratis versie van Slack heeft al heel veel opties en op internet zijn veel tips te vinden over het gebruik.
En wat nou als een gebruiker een probleem meldt? Even langslopen en meekijken gaat niet. Of zeggen “laat mij het maar even doen”. Om alleen mee te kijken kun je Skype gebruiken. Laat de gebruiker zijn scherm delen, je ziet dan precies wat hij doet.
Is het nodig om het scherm over te nemen? In dat geval is een tool als TeamViewer nuttig. TeamViewer is niet gratis, maar je kunt het wel een paar weken gratis uit testen.
Ik heb Skype, Teams, WhatsApp…. Maar het doet het niet
Maandagochtend kwam Microsoft met het bericht dat er problemen waren met Teams. Waarschijnlijk omdat het ineens door heel veel mensen gebruikt werd. Dat zou zomaar vaker kunnen gebeuren. Niet alleen door uitval van tools, maar misschien ook door overbelaste netwerken. Of omdat huisgenoten van je collega’s aan het streamen zijn.
Bedenk een lijst met alternatieven, andere tools die je kunt inzetten. En houd in de gaten of je informatie wel bij iedereen terecht komt. Door overbelaste netwerken kunnen mails zomaar te laat of helemaal niet aankomen.
Beveiliging, beveiliging, beveiliging
Je zult als thuiswerker maar gewend zijn om met belangrijke stukken te werken. Is er wel een beveiligd netwerk? Of gaan gebruikers nu massaal documenten delen via Hotmail, of Wetransfer, Dropbox? En hoe staat het met de beveiliging van hun thuis-netwerk?
Er gaat ineens veel meer informatie de organisatie in en uit. Gouden tijden voor hackers en andere lieden die het niet goed voor hebben met jouw organisatie.
Nu is het belangrijk, nog meer dan anders, om te zorgen dat iedereen in de organisatie bewust is van de risico’s. Ligt er nog ergens een protocol in een la? Een cursus security awareness? Zorg dat iedereen de afspraken (weer) kent. Laat iedereen (nog eens) de cursus volgen. Stel, als het er nog niet is, een lijst van do’s and dont’s op.
Werk samen met IT om de informatievoorziening goed te beveiligen. Kan IT de belangrijke delen van de informatievoorziening extra in de gaten houden? Zijn verbindingen voldoende beveiligd? En zijn er meer tokens voor netwerkaansluiting nodig? Of beveiligde USB-sticks?
Crisis! Dus alleen maar brandjes blussen?
Het is wel iets waar veel BIM-ers goed in zijn: brandjes blussen. En er zijn nu heel wat brandjes. Maar zijn het wel allemaal brandjes?
Eisenhower, voormalig president van de VS, heeft een matrix opgesteld, ook wel bekend als de urgent/belangrijk matrix. Niet alles wat urgent is, is belangrijk. En niet alles wat belangrijk is, is urgent. Als je je alleen maar bezighoudt met wat urgent is, loop je het risico tijd te verspillen aan zaken die je ook had kunnen delegeren. Waardoor je geen tijd overhoudt voor wat belangrijk is.
Dus bedenk bij iedere vraag die op je afkomt: wat is de urgentie en hoe belangrijk is het? Belangrijk en urgent, de brandjes, die ga je natuurlijk gewoon blussen. Maar urgent en minder belangrijk? Probeer dat te delegeren. En plan dat wat belangrijk is maar niet urgent. Anders komt er een tijd dat het wel urgent is en heb je dan nog voldoende tijd? Het maken van een calamiteitenplan is zoiets. Heel belangrijk, maar in rustige tijden niet urgent. En daar zit je dan als er een calamiteit is…
Wil je meer weten over de Eisenhower Matrix? Op de site van Toolshero vind je een heldere uitleg.
Voor later…
Er komt een tijd, dan is alles weer “gewoon” en iedereen weer aan het werk is op kantoor. Een mooi moment om een calamiteitenplan te maken of aan te passen.
Leg daarom nu een logboek aan waarin je alles noteert waar je tegenaan loopt. Tips die je krijgt, problemen waar je tegenaan loopt welke contactgegevens je nodig hebt, systemen die niet buiten de organisatie gebruikt kunnen worden en welke problemen dat heeft gegeven, hoe dat opgelost is, of niet, en wat daarvan de gevolgen waren.
Leg alles vast. Dan heb je, als deze crisis voorbij is, een kant-en-klaar actielijstje om het calamiteitenplan bij te werken.
En voor nu: zorg een beetje voor elkaar
Wij zijn ook niet alwetend. Jullie hebben vast meer tips en trucs. Wil je ze delen met andere BIM-professionals? Zodat zij ervan kunnen leren. Laat ze achter in de opmerkingen Daarmee houden we samen de BV Nederland draaiende. Want als de informatievoorziening
